Créée en 2010 sous la forme d’une coopérative, CGP Soft Corp a lancé CGP Office, un outil global de gestion de cabinet et de suivi de la relation client tant sur le plan commercial que réglementaire. Récemment, l’offre a été complétée par un second logiciel, complémentaire, mais indépendant, monecgp.fr.

Créé en 2010 par un regroupement de dirigeants de cabinets de gestion de patrimoine, CGP Soft Corp a conçu l’outil de gestion de cabinet CGP Office lancé en 2012. Ce dernier visait à répondre à un besoin non rempli par l’offre du marché. Les cabinets créateurs de la structure, aujourd’hui dirigée par Pierre Le Rolle (également CGP au sein du cabinet Patrimoine et Entreprise à Saint-Clément-de-Rivière dans l’Hérault), ne souhaitaient pas que les données d’agrégation des comptes et contrats de leurs clients soient hébergées par un tiers, mais qu’elles le soient localement, au sein des cabinets.

Depuis, ce point reste crucial pour les utilisateurs. « L’outil reste installé localement, confirme Pierre Le Rolle, mais il est connecté à Internet pour la récupération des données, permettre d’accéder à la signature électronique, ainsi que pour communiquer avec notre second outil monecgp, développé en mode SaaS. » Outre l’agrégation de données clients, l’outil s’est progressivement étoffé en fonction des besoins de ses utilisateurs, mais aussi pour répondre aux évolutions de la réglementation.

CGP Office est un logiciel de gestion global de cabinet à destination des conseillers en gestion de patrimoine. « L’ergonomie du logiciel est en cours de refonte pour un outil plus agréable d’utilisation », note Rémy Gineys, CGP au sein du cabinet Patrimoine et Entreprise (à Saint-Clément-de-Rivière) et responsable développement projets de CGP Soft Corp.

Informations et visibilité

Le logiciel intègre différents modules. Il s’agit aussi bien d’outils permettant de suivre et d’animer le portefeuille de clients, que de suivre l’activité du cabinet ou encore de respecter les différentes réglementations.

Suivi commercial et réglementaire

Il s’agit tout d’abord de la gestion de la relation client en tenant compte de la contrainte réglementaire. Ainsi, le logiciel comporte un outil de CRM avec horodatage automatique du temps passé sur les dossiers, la gestion des tâches et des prestations, le suivi de la production du cabinet par type de chiffre d’affaires, de client, de produit…

Sur le plan réglementaire, un contrôle en temps réel de la complétude des documents réglementaires et dossiers est possible, avec des alertes lorsque des documents ou dossiers sont manquants. Le profil de risque des clients peut être réalisé, ainsi que le suivi Tracfin et le suivi du parcours client (DER, lettre de mission, mise à jour des informations, rapport de mission…). Une GED permet le classement des documents en lien direct avec les prestations dans le dossier des clients, l’historisation des documents, ou encore la gestion des flux de travaux et la programmation des modèles de documents. « Cette GED connaît un important travail de refonte, expose Rémy Gineys. pour être plus adaptée à la profession de CGP. » L’outil permet l’édition des rapports financiers ou des synthèses du patrimoine global du ou des clients (avec prise en compte des démembrements de propriété). Pour chaque client, la visualisation des relations, gestion des groupes et de leur patrimoine est possible. Pour les personnes morales, la gestion des associés et de tous les flux de cession-donation-acquisition de parts (même en démembrement) est intégrée à l’outil.

Suivi de l’activité

S’agissant des relations entre le cabinet et ses fournisseurs, CGP Office permet la gestion de tous les produits, enveloppes et supports éligibles avec un classement des documents commerciaux dans la GED.

Pour le suivi de son cabinet, le gérant de cabinet peut générer des statistiques en fonction du chiffre d’affaires, des souscriptions réalisées, des rachats, arbitrages… Ce suivi d’activité (mensuel ou annuel) peut se faire sur l’ensemble des clients du cabinet, mais aussi par collaborateur ou par type de produits… Un module de calcul des situations et des commissions sur encours permet la vérification des situations et des commissions avec ce que les partenaires délivrent.

Digitaliser les souscriptions et opérations

Un module de saisies des opérations permet de réaliser les demandes de souscriptions, arbitrages ou rachats avec l’édition automatique des documents réglementaires et des partenaires, enrichis de la signature électronique développée en interne par CGP Soft Corp. « Le modèle économique proposé par les fournisseurs dans ce domaine n’était pas adapté à la nature de nos entreprises, explique Pierre Le Rolle. C’est pourquoi nous avons décidé de développer notre propre signature électronique qui dispose d’un certificat qualifié, comme l’imposent nos partenaires. »

Pour les clients, un Web Client peut être mis à disposition par le cabinet, avec leur propre GED en cours de développement.

CGP Soft Corp n’a pas pour ambition de développer d’autres typologies d’outils : des passerelles d’échanges ont été mises en place avec des outils dans les domaines de l’analyse de portefeuille, le suivi de fonds et des outils de bilans patrimoniaux. Ainsi, CGP Office communique et permet l’échange de données avec Systela de FVI, Systerial de PLP Soft ou encore Quantalys.

La possibilité (et non plus l’obligation) de s’associer

Pour accéder à l’outil, contrairement aux origines de la société, il n’est plus nécessaire de devenir associé. Le coût de la licence est alors de 150 € HT par mois. Pour souscrire au capital, et donc devenir partie prenante de l’évolution des outils, l’accès diffère selon le nombre de CIF au sein du cabinet : 2 000 € pour un CIF, 4 000 € pour deux CIF et 6 000 € pour trois CIF et plus. Ensuite, le prix de la licence reste de 150 € HT par mois. Ainsi, CGP Soft étant une coopérative, les associés – quarante cabinets aujourd’hui pour quatre-vingt-dix personnes physiques – verront le prix de leur licence décroître en fonction du résultat de la société. D’ailleurs, la modification statutaire a permis de faire entrer des non-CGP au capital, notamment des collaborateurs et des consultants extérieurs. « Ces entrées au capital sont soumises à la validation de notre comité déontologique », relève Pierre Le Rolle.

Une offre pour les cabinets ayant moins de cinq ans d’existence est ouverte : la première année d’utilisation du logiciel est facturée 75 € HT par mois, la deuxième 100 € HT par mois, puis la tarification normale est appliquée.

Un second outil sur la production

En complément de CGP Office, CGP Soft Corp a lancé monecgp, accessible via Internet. « Il s’agit d’une extraction de fonctionnalité de CGP Office pour une utilisation en clientèle, afin de faciliter la production, note Pierre Le Rolle. Pour autant, il n’est pas nécessaire que le cabinet dispose de CGP Office puisqu’il est possible de faire dialoguer cet outil avec d’autres logiciels du marché. Ce nouvel outil a donc été conçu pour répondre à une demande spécifique et ne fusionnera donc pas avec CGP Office. »

Toujours avec la signature électronique, le CGP accède à des outils de souscription et de réalisation d’opération, d’un module réglementaire autour du devoir de conseil, ainsi qu’une fonction de collecte des données patrimoniales du client. « L’outil a été adapté pour se conformer aux contraintes, souvent différentes, des fournisseurs afin de n’avoir qu’un seul tunnel de saisie d’opération. Toutes les typologies d’investissement sont traitées : assurance-vie, contrat de capitalisation, pierre-papier, immobilier direct, PEA, compte-titres, et bientôt l’épargne salariale », affirme Rémy Gineys. Un espace client est mis à disposition avec une GED en cours de développement. Outil de gestion à distance, monecgp est également une plate-forme dédiée au conseiller avec un CRM comprenant sa base client, la possibilité de mettre en place des filtres, un calendrier, une liste des tâches à réaliser… S’agissant de la tarification mensuelle, l’outil se décompose en deux packs :

- « Réglementaire » (recueil des informations relatives aux clients : état civil, information familiale et patrimoniale, édition des documents réglementaires pour signature électronique) ; avec un droit d’utilisation de 30 € HT par cabinet, et 32,50 € HT pour chaque accès d’un collaborateur ;

- et « Opérations » (qui comprend le pack réglementaire) qui permet de réaliser les actes relatifs au contrat (souscription, versement, arbitrage, avance, rachat) : 40 € de droit d’utilisation par cabinet et 52,50 € HT par collaborateur. S’il ne veut rien dévoiler des futurs projets, Pierre Le Rolle annonce que de nouveaux développements sont prévus dans les mois et années à venir, toujours dans l’objectif de répondre aux besoins de ses utilisateurs.